※年商1億円までの方向けの内容です。年商1億円という金額はあくまで目安ですので、実際にはそれぞれの会社ごとの判断となる点をご承知いただけますと幸いです。
簿記の勉強では勘定科目と金額の計算がメインですが、実際の経理業務ではそれ以外の項目も重要になります。初めて経理をされる方にとっては、何を入力したらよいか想像しにくいところがあると思います。今回のお話で、経理データの入力について少しでもイメージしていただければ嬉しいです。
入力する項目って何？
会社の規模にもよりますが、比較的小規模なうちは、次の5つの項目を入力します。
- 日付
- 勘定科目（経費や売上などの区分のこと）
- 摘要（取引の内容や相手先など）
- 消費税
- 金額
会社の規模が大きくなると、部門別の利益を確認するために「部門」の項目があったり、プロジェクトごとの費用を確認するために「プロジェクト」の項目があったりと、会社によって入力する項目が変わります。
日付
売上であれば商品を引き渡した日を入力することが多いですが、その他の日付も認められています。例えば、商品の販売であれば、出荷日や引渡日、検収日などがあります。いつの売上にするかは会社でルールを決めて、常に同じ基準で日付を入力していくことになります。経費の場合は、経費が発生した日付とします。例えば、サービスを受けたときや商品を購入したときの日付となります。
勘定科目
勘定科目とは、家計簿でいう食費や日用品費といった支出や収入などの区分けをいいます。家計簿では収入と支出だけの管理でしたが、会社では資産や負債といった個人でいう財産や借金も管理し、それらも勘定科目で内容を区分けしています。勘定科目についてはまた別の機会にお話ししますが、最初は間違っていても気にせずに入力していくとよいでしょう。顧問税理士など確認してくれる人などがいれば、金額の確認時に説明書きである摘要から勘定科目が違うと気づくことができるので、特に大きな問題にはなりません。
摘要
摘要は簡単に言うと経理データの説明書きのようなものとなります。摘要については後ほどお話します。
消費税
納税する義務のない会社については、消費税を入力項目に入れなくても構いません。ただ、インボイス制度が始まり、消費税を納める会社になるための届出を出している企業も増えておりますので、項目の１つとしています。
金額
請求書に記載されている請求額を入力するのが基本となります。ただ、締日から支払日までの期間が長いと、繰越額（以前に請求したがまだ支払われていない金額）が請求額に合算されていることもあります。その場合は、繰越額を除いた締日までの経費や売上の金額で入力を行います。
摘要って何？
今回は摘要について詳しくお話しします。摘要は、経理データの説明書きのようなもので、税法によって入力する内容が決められています。
- 取引の相手方の名称
- 取引の内容
- 数量
- 軽減税率（8％）であること
「取引の相手方の名称」や「取引の内容」は、経費や売上が本当に発生しているかどうかを確認するために入力します。この2つの項目が記載されていることで、請求書と経理データを照らし合わせることができます。「取引の相手方の名称」は、相手を特定できる場合は、正式名称でなくても問題ありません。
「数量」は、物品を購入した場合に入力します。特に単価10万円を超える物品を購入した場合は、固定資産となるので、単価を把握するために数量が必要になります。
「軽減税率（8％）であること」は、例えば、ゴルフ接待時のレシートには、10％と8％が混在していることが多く、詳細がわからないレシートもあります。その場合、消費税が違うことを示すためにも、取引の内容の後に「8％」などと入力します。
記載例）「ABCスーパー 会議用お茶 ５本 ８％」
このように「誰に何をどうしたのか」という説明を入力しておくことで、お金の流れを確認しやすくなります。
会食や手土産についての摘要はちょっと詳しく
関係先との会食や関係先への手土産は事業に必要な経費であることを示すため、先ほどの項目に加えて、次の項目も入力します。
- 相手先との関係性
- 相手先の名称
- 相手の氏名
- 会食時の人数
これらの項目は、会食や手土産のやり取りが本当に行われていたかどうかを確認するために必要になります。会社の規模が大きくなると、接待交際費の一部が経費として認められないケースもあるため、人数の入力は重要になります。
法人では、接待交際費に含めなくても良い基準が設定されており、一人当たりの飲食費が1万円未満の場合は会議費という勘定科目にすることが多いです。個人事業主はその基準はなく、接待交際費はすべて経費として認められます。
「関係先との会食として、家族との外食代を経費としているのではないか？」とあらぬ疑いを掛けられないように、交際費関係の経費は適用にちょっとだけ詳しく入力しておきましょう。
記載例）「ABCレストラン 食事 得意先 CBA㈱ 〇〇取締役 計3名」
まとめ
摘要は色々と記載する内容が多いですが、まずは「この経理データが何を意味しているのか」が分かるようにすることが大切です。さらに、「経費が本当に使ったものかどうか」と疑われないようにするために、会食や手土産についての入力事項を追加していきます。
法律や会計などのルールで決まっている項目が多いので、最初は難しく感じるかと思います。「なぜこの入力が必要なのか」を考えながら入力していくことで、経理データの入力が次第にスムーズになり、信頼できる経理データを作成できるようになることでしょう。